Les PME sont-elles prêtes à dématérialiser ?

Déclarations sociales, réponses aux appels d’offres… de plus en plus de d’échanges poussent – voire imposent – aux PME des procédures dématérialisées. Une démarche souvent lourde à mettre en place, malgré les promesses de retour sur investissement des professionnels du secteur.

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La loi du 13 mars 2000 a conféré la même valeur probatoire au document électronique qu’au document papier.
La loi du 13 mars 2000 a conféré la même valeur probatoire au document électronique qu’au document papier.

 

La loi du 13 mars 2000 a conféré la même valeur probatoire au document électronique qu’au document papier.
La loi du 13 mars 2000 a conféré la même valeur probatoire au document électronique qu’au document papier.

Quelque chose bascule », estime Romain Hugo, directeur de la stratégie de Sage, éditeur de logiciels pour les PME, en France. D’après ce professionnel, après avoir longtemps hésité, les PME pourraient se mettre rapidement à adopter des procédures ayant une valeur légale sous une forme dématérialisée. Romain Hugo intervenait lors de la table-ronde sur les « enjeux de la dématérialisation pour les PME», organisée par l’AJPME, l’Association des journalistes spécialisés dans les PME, à Paris, le 14 mai dernier. « La dématérialisation à valeur légale implique toute une chaîne », décrypte Pascal Colin, président de la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) qui regroupe l’écosystème de ce domaine (professions réglementées, experts juridiques et techniques, prestataires des services de confiance, offreurs de solutions techniques comme des éditeurs de logiciels). En effet, pour créer un document numérique qui aura une valeur légale ou fiscale, il est nécessaire que l’identité d’une personne soit attestée par un certificat électronique qui permet de signer, ce qui garantit l’intégrité du document, ainsi que la date à laquelle il a été émis (par horodatage).

La voie obligatoire de la dématérialisation
Même s’il continue d’évoluer, le cadre juridique qui régit ces pratiques a commencé à être mis en place depuis une dizaine d’années. La loi du 13 mars 2000 a conféré la même valeur probatoire au document électronique qu’au document papier. Trois ans plus tard, la transposition d’une directive européenne reconnaît une valeur légale à une facture nativement électronique. Et les modalités d’application s’assouplissent progressivement. Les contraintes évoluent aussi : les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 230 000 euros sont soumises à la télédéclaration et au télérèglement de la TVA, l’impôt sur les sociétés et la taxe sur le salaire. Depuis 2012,l’administration ne peut plus refuser de recevoir offres et candidatures qui lui seront adressées par voie électronique, dans le cadre de marchés publics. Des obligations s’imposent aussi aux entreprises. « Dans le domaine informatique, la réponse dématérialisée aux appels d’offres des marchés publics est déjà obligatoire. Et, les collectivités locales peuvent imposer cette démarche lorsqu’elles lancent un appel d’offre. Depuis janvier 2012, cela commence à apparaître dans leurs cahiers des charges », explique un représentant d’Omnikles, spécialiste des marchés publics dématérialisés. Mais la pression à dématérialiser vient souvent du client. « Beaucoup de grands donneurs d’ordre privés imposent déjà des procédures électroniques », remarque Pascal Colin. C’est le cas des entreprises de la grande distribution avec les petits producteurs, ou encore des industriels avec leur tissu de sous-traitants. Depuis plusieurs années déjà, ces sociétés imposent des échanges par EDI (Echange de données informatisées) et n’hésitent pas à faire de cette modalité une condition pour poursuivre des relations commerciales.

Des gains de productivité ?
Entre les contraintes réglementaires et administratives qui se resserrent et les pratiques qui se diffusent, l’avenir de la PME et de la TPE semble donc passer par la case dématérialisation. A en suivre les professionnels de ce secteur, les PME ont tout à y gagner. « La dématérialisation des factures est un facteur d’amélioration de la compétitivité des entreprises (…) elle permet d’automatiser le process qui va autour. Et si elle permet l’automatisation jusqu’au paiement, cela permet d’accélérer ce dernier et de diminuer les coûts », promet Pascal Colin. En ce qui concerne la dématérialisation des déclarations sociales auprès de l’administration, pour les PME « le bénéfice est que le retour d’informations se fait en quelques heures au lieu de quelques semaines, voire de mois », explique Romain Hugo, pour qui cette procédure représente un gain de temps précieux surtout dans les très petites entreprises où une même personne doit assumer plusieurs fonctions. La dématérialisation pourrait aussi ouvrir des perspectives aux PME dans les marchés publics. Quelque 100 000 d’entre eux sont publiés en France, chaque année, qui concernent, dans la moitié des cas, le BTP, et pèsent au total plusieurs milliards d’euros. « Aujourd’hui, 95% des dossiers de candidature sont téléchargés, mais entre 12 et 15 % des réponses sont faites au format électronique. C’est assez faible. Pourtant, aujourd’hui une signature électronique coûte 200 euros pour trois ans. C’est le seul investissement nécessaire », estime le spécialiste des marchés publics. Seule exception, le domaine de la santé, où le taux de réponses par voie électronique dépasse les 50%. D’après Omnikles, la dématérialisation représente pour des PME la possibilité de multiplier le nombre de leurs réponses à ces procédures, pour un investissement quasiment nul. Et dans le cas des appels d’offres, la réponse par voie électronique garantit une sécurisation de l’envoi que ne permettait pas le papier, témoigne la représentante d’un laboratoire pharmaceutique. « Lors de l’envoi de la réponse dématérialisée, la plate-forme des appels d’offres génère une copie de sauvegarde de tous les documents envoyés », précise-t-elle Résultat : une garantie juridique que tout a bien été envoyé, que n’assure pas le papier. Reste que la mise en place des procédures de dématérialisation est loin d’être simple à mettre en place. Exemple, la facture électronique. « Commande, bon de livraison, courriers échangés… la facture commande une dizaine de documents autour d’elle. S’il y a de l’électronique et du papier à la fois, c’est ingérable », illustre Romain Hugo. Cela implique donc des outils pour numériser les documents papier, des outils de gestion documentaire… Au final, c’est une démarche et une réflexion globale qui s’imposent à l’entreprise.