Les séminaires d’entreprises, toujours plus proches et plus ludiques

Mice, sous cet acronyme (Meeting incentive convention event) se cachent ce que l’on appelle plus traditionnellement les séminaires d’entreprises. Un marché en pleine évolution, bien que la motivation pour faire appel à cette “aide” reste la même pour les décideurs : “booster” les équipes, souvent confrontées à la stagnation des marchés ou encore à l’atonie de la consommation. Et les budgets consacrés aux multiples activités désormais proposées dans cet objectif ne semblent pas souffrir. Tour d’horizon.

Si, dans la plupart des entreprises, les budgets de fonctionnement ont été revus à la baisse dans beaucoup de domaines, l’incentive reste l’un des rares secteurs où les investissements des entreprises sont plutôt orientés à la hausse. C’est en tout cas ce que confirme l’étude “Global Meetings Forecast 2016”, réalisée par American express meetings & events. Selon celle-ci, l’activité Mice a cru en Europe en 2016, tant sur le plan des dépenses que sur celui du nombre d’événements organisés par les entreprises. Une progression des dépenses de 1,8%, qui constitue une bonne nouvelle après plusieurs années de baisses régulières. Pour la France, c’est encore mieux puisque les entreprises interrogées tablaient pour 2016 sur une hausse des budgets individuels de 3,3%. Cela dit, même si les cordons de la bourse se relâchent quelque peu, les entreprises ne vont pas pour autant abandonner les nouvelles pratiques en matière de Mice qui se sont installées ces dernières années. Ainsi, la durée moyenne, quel que soit le type d’événement concerné, devrait continuer de se réduire, d’au moins une journée. Entre 2015 et 2016, les réunions internes et de top management sont passées en moyenne de trois à 1,6 jour et les événements commerciaux de 2,7 à 1,5 jours, pour ne citer que ces exemples. Et pour ce qui est des types d’événements plébiscités pour 2016, les incentive et les événements spéciaux sont clairement orientés à la hausse.

Rentabilité et efficacité

Autre tendance : les entreprises préfèrent désormais investir dans l’événement lui-même plutôt que dans les annexes, comme les coûts de transports. Les destinations lointaines et exotiques sont ainsi délaissées, à la fois pour des questions de coûts des déplacements, mais aussi de temps. La tendance pour une localisation des événements plus proche, notamment en France pour les entreprises françaises, devrait encore se renforcer. En parallèle, les entreprises veulent que ces événements aient davantage de sens et que leur portée aille bien au-delà des quelques jours pendant lesquels les équipes sont réunies. En substance, si l’objectif général d’un séminaire reste de créer ou de renforcer la cohésion et le dynamisme d’un groupe, il faut que les effets s’en fassent ressentir tout au long de l’année. Et il en va de même pour les incentive à caractère commercial où le but est de renforcer les liens avec les partenaires de l’entreprise. L’événement doit “faire date” et être marquant par la qualité de son contenu. Cette originalité est d’autant plus importante que les événements professionnels ont désormais un retentissement plus fort au sein de l’entreprise, du fait notamment de l’émergence d’une nouvelle tendance : la digitalisation des manifestations. Grâce aux réseaux sociaux, qu’ils soient personnels tels que Facebook ou Twitter, ou d’entreprise, comme un intranet, il est possible de “faire vivre” l’événement avant et après. Avant que celui-ci ait lieu, on peut lancer des invitations, solliciter des idées ou encore donner les détails pratiques sur l’organisation. Après l’évé- nement, les mêmes réseaux sociaux seront utiles pour partager des photos, des vidéos ou encore les avis des participants. La digitalisation permet de prolonger la portée de la manifestation et de la faire partager à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Bien entendu, le partage des moments vécus au cours d’un séminaire sera forcément plus fort lorsque le lieu choisi est original, voire même surprenant. Enfin, pour en terminer avec les tendances, l’étude citée en préambule confirme que le meeting virtuel reste une pratique marginale en Europe et ne semble pas progresser. En matière d’incentive, le point central reste toujours la rencontre bien réelle des collaborateurs de l’entreprise, en dehors de leur cadre de travail, dans un esprit de partage et de convivialité, pour développer les relations humaines. Ce que confirme également une étude de coach omnium : «Aujourd’hui, les entreprises plébiscitent à 85% les séminaires alors que seulement 19% d’entre elles ont privilégié les congrès et autres conventions. »

La reprise

Si 2016 a marqué le redémarrage de ce secteur, et que 2017 devrait suivre sur cette lancée, il faut se rappeler que 2015 avait vu le budget global consacré à cette activité baisser significativement. 56,3% des entreprises avaient en effet réalisé des économies dans ce domaine. Réduction de la durée, proximité entre les lieux accueillant les événements et les locaux des entreprises, diminution du nombre de participants contrebalancée par une légère hausse du budget par participant, baisse de la fréquence d’organisation d’événements étaient alors à l’ordre du jour. Si les budgets sont désormais revus à la hausse, quelques fondamentaux restent d’actualité : pour s’en convaincre, il suffit d’observer le top dix des destinations qui montre notamment que la proximité géographique entre le lieu de l’événement et les locaux de l’entreprise est désormais une priorité. La destination France représente 80% des projets. Quant aux 20% des projets à l’international, ils se localisent principalement en zone Europe du sud et Europe du nord. Concernant les prestations les plus recherchées, les activités participatives (activité gastronomique et œnologique, activité sportive et sensation, activité de team building et incentive…) arrivent en tête, suivies des “packages séminaire” (hébergement + salle + restauration), des soirées avec animation, de la restauration (déjeuner, cocktail dînatoire, dîner assis…), et de l’animation (animation artistique : théâtre, peinture, sculpture, animation thématique, animation interactive et musicale…).

Côté voyages, si Londres et Paris restent les destinations européennes de prédilection pour l’organisation d’événements professionnels, Amsterdam gagne une place au détriment de Barcelone, reléguée au 8e rang. Bien qu’elle fasse toujours partie des villes les plus attractives d’Europe, Berlin chute de la 5e place au bas du classement. Nice et Rome ont quant à elles quitté le classement au profit de nouvelles destinations : Copenhague et Riga. Il convient de noter que le choix de ces destinations reste lié à l’enveloppe budgétaire accordée pour chaque événement pour 24% des entreprises européennes interviewées. Le budget reste donc le premier critère de sélection dans le choix d’une destination, devant la localisation et les commodités liées à celle-ci.